Dès lors que vous embauchez des salariés, vous devez obligatoirement tenir un registre du personnel

(Article L 1221-13 du Code du travail).

Dans ce registre, vous devez mentionner tous les salariés embauchés dans l’ordre d’embauche.

 Lors de l’embauche d’un salarié, vous devez inscrire celle-ci sur le registre au moment de l’embauche et de façon indélébile. Ainsi, vous devez y procéder au plus tard le jour de sa prise de fonctions par le salarié, c’est-à-dire au début de sa période d’essai.

Ce document doit contenir les noms et prénoms des salariés, leur date de naissance, leur nationalité, leur sexe, leur emploi, leur qualification, leur date d’embauche et de sortie, les dates de demande d’autorisations si elles sont requises.

Aucun formalisme n’est imposé à l’employeur, il pourra s’agir d’un registre manuel. Il pourra également s’agir d’un registre informatique, devant faire l’objet d’une information auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés et d’une consultation des institutions représentatives du personnel (Article D. 8113-2 du Code du travail).

REGISTRE DU PERSVous devez conserver les mentions concernant un salarié sur le registre du personnel pendant 5 ans à compter de son départ de l’entreprise (Article R. 1221-26 du Code du travail).

Si vous ne tenez pas de registre du personnel, vous encourez une amende de 750 €, applicable autant de fois qu’il y a de salariés concernés (Article R. 1227-27 du Code du travail).

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